Entretiens individuels : comment les rendre plus efficaces ?

Les entretiens individuels ou entretiens d’évaluation tendent à être négligés par certaines entreprises, car jugés inutiles, chronophages, redondants avec l’entretien professionnel… Ils représentent néanmoins un outil précieux pour évaluer l’environnement de travail, gérer les objectifs et renforcer les compétences des salariés de l’entreprise.

A cette fin, Finopsys vous suggère quelques conseils pour renforcer l’efficacité de vos entretiens individuels.

L’entretien individuel : cadre légal, objectifs et enjeux

L’entretien individuel représente une méthode d’évaluation professionnelle du salarié de l’entreprise : bilan et définition des objectifs, appréciation des compétences, point sur les formations suivies, souhaits professionnels d’évolution ou de mobilité, etc. Ce rendez-vous entre l’employeur et le salarié constitue in fine un indicateur précieux pour piloter l’entreprise.

A la différence de l’entretien professionnel, l’entretien individuel ne fait pas l’objet d’une obligation légale. En tant que méthode d’évaluation du salarié, il est en revanche soigneusement encadré par le Code du travail (articles L1222-1 à 1222-5) : le salarié doit être préalablement informé de ses modalités, ses méthodes doivent être objectives, transparentes et non-discriminatoires, et ses résultats confidentiels. Si l’entretien individuel sert le salarié, il permet à l’employeur d’analyser l’environnement de travail et la fonction ressources humaines de l’entreprise. Cet échange employé / dirigeant tend néanmoins à être considéré comme chronophage, contraignant et inadapté par certaines sociétés. Des solutions permettent pourtant de les préparer, les piloter et en exploiter au mieux les résultats.

"L’entretien individuel est l’occasion pour un salarié de s’exprimer sur ses préoccupations et de recevoir un feedback sur son travail" indique Manuel Cambra, gérant de Finopsys.

L’entretien individuel est l’occasion de discuter des objectifs de performance du salarié, de ses aspirations professionnelles, de ses centres d’intérêt, mais aussi de ses préoccupations et de ses difficultés. L’objectif étant de définir un plan d’action concret qui permettra de favoriser son développement professionnel, son engagement, sa motivation et améliorer la qualité de vie au travail. Il présente également de nombreux avantages pour l’entreprise. Un employé performant contribue à améliorer les résultats de l’entreprise, un dialogue ouvert permet de renforcer la collaboration au sein de l’équipe et de prévenir les conflits, définir un plan de développement contribue à motiver le salarié.

Quelques clés pour optimiser vos entretiens individuels

En tant qu’évaluation professionnelle, l’entretien individuel doit s’inscrire dans une logique de parcours professionnel du salarié et de planification RH de la société. Elle peut donc s’appuyer sur les évaluations des années précédentes, afin d’assurer une continuité et de définir une suite cohérente (plan de formation, orientations RH, objectifs pour l’année à venir…). Sur cette base, l’entretien individuel nécessite en amont une préparation soigneuse de la part des deux partis (salarié et employeur) afin de produire des résultats utiles et concrets. Chacun devra avoir travaillé sur les questions à aborder : bilan de l’année écoulée (accomplissement des objectifs, difficultés rencontrées), expression des objectifs et axes d’amélioration pour l’année à venir, demandes de formation ou de promotion, etc.

Au-delà de cette synthèse, l’entretien d’évaluation doit être suivi d’effets concrets afin de répondre aux besoins identifiés lors de leur déroulement. Il revient notamment à la fonction Ressources Humaines de l’entreprise de mettre en œuvre les actions et le plan de formation adéquats. L’employeur doit pour cela assurer une synthèse des entretiens individuels conduits par lui.

"Il est primordial de ne pas négliger la préparation de son entretien. Elaborer une liste de ses réalisations, de ses objectifs et des points à aborder peut être une clé. Nous demandons également à nos équipes d’être ouvertes et honnêtes, il ne faut pas avoir peur de partager ses préoccupations ou ses aspirations professionnelles. L'entretien individuel est l'occasion de créer un dialogue ouvert et constructif avec le management" confirme Manuel Cambra.

Des solutions logicielles pour gérer vos entretiens individuels

Des logiciels de gestion des entretiens permettent de piloter avec facilité les campagnes d’entretiens RH des entreprises (évaluation, entretiens professionnels…). Il est à ce titre recommandé de porter votre choix sur des modules intégrés à des suites logicielles de GRH (Gestion des ressources humaines) ou sur des solutions compatibles et interopérables.

L’éditeur de logiciels SaaS Lucca propose à titre d’exemple des suites SIRH (Système d’information de gestion des ressources humaines) « à la carte ». La solution Poplee Entretien peut notamment aider l’employeur à privilégier l’échange et le dialogue avec ses salariés, en allégeant l’organisation et le suivi des entretiens.

Grâce à la dématérialisation des formulaires et l’automatisation des procédures, les solutions de gestion des entretiens vous permettront ainsi de :

• configurer et organiser vos campagnes d’entretiens avec facilité ;
• créer des formulaires d’évaluation sur-mesure et personnalisés ;
• assurer un suivi et centraliser les informations via un tableau de bord ;
• fixer les objectifs, suivre leur avancement et analyser les résultats ;

Finopsys accompagne les entreprises dans la simplification, l’automatisation et la digitalisation de leurs processus Financiers, RH et CRM. Intégrateur de solutions de gestion depuis 25 ans, nous mettons à votre service, notre équipe d’experts pour vos projets Trésorerie, Recouvrement, Reporting, Comptabilité, GED, Paie et RH.

Nous commercialisons et utilisons en interne la solution Poplee entretien éditée par Lucca, pour la gestion de nos entretiens. Poplee entretien vous aide à gérer l’ensemble des processus d’entretiens : Évaluations annuelles, entretiens professionnels, retour de congés maladie, fin de mission, revue d’objectifs, … vous pouvez créer autant de formulaires que vous voulez.

Avec Poplee entretien :

• Configurez et suivez le déroulé de vos campagnes simplement,
• Mesurez et exploitez les résultats,
• Développez la culture du feedback avec le 360,
• Simplifiez la vie des managers et des collaborateurs,
• Faites du suivi des objectifs un indicateur de performance,

Passer 80% de son temps sur l’organisation logistique des campagnes d’entretiens n’a jamais fait progresser une entreprise, mais changer ses pratiques managériales, si !