Rationalisation et automatisation des processus RH avec Lucca

Helexia en bref

Activité : Partenaire de la transition énergétique

Siège social : La Madeleine (59)

Implantations : 7 pays, France, Belgique, Italie, Espagne, Portugal et Brésil

CA : 15 M€

Effectif : 250

Site web : https://www.helexia.group/

Le projet : rationaliser et digitaliser les processus RH

Acteur majeur de la transition énergétique, Helexia propose aux entreprises des solutions personnalisées pour détecter et exploiter des gisements d’économie d’énergie.

Compte tenu de la forte croissance de la structure et des équipes ces dernières années, l’entreprise souhaite rationaliser et digitaliser ses processus RH pour gagner en productivité et en coûts d’administration.

Elle projette ainsi d’intégrer un outil agile qui permettra de supporter l’activité des Ressources Humaines et de les aider à diffuser une stratégie RH commune dans les filiales du groupe présentes dans 7 pays.

Le choix du SIRH Lucca

Le choix de la suite Essentiel SIRH de Lucca a été une évidence, indique Gaëtan Costa-Mula, Directeur de la Transformation Digitale et des Systèmes d’information. Utilisateurs de la solution de gestion des notes de frais Cleemy, du même éditeur, depuis plus de 4 ans, il a semblé logique d’étudier, en premier lieu, les autres briques de la plateforme Lucca, suffisamment puissante et agile même dans leur contexte international.

Nous avons choisi également la plateforme Essentiel SIRH pour sa capacité d’adaptation.

Il s’agissait de mettre en place des solutions souples, ergonomiques et rapides pour dématérialiser les processus RH suivant :

• Gestion du dossier collaborateur avec Poplee Socle RH
• Gestion des entretiens et objectifs avec Poplee Entretiens
• Gestion des congés & absences avec Timmi Absences (anciennement Figgo)

Helexia recherchait par ailleurs un partenaire expert de la solution pour les accompagner dans le déploiement et l’appropriation du dispositif.

Mise en place & Bénéfices

Le projet a été co-piloté par Claire Michel, Responsable RH France et chef de projet métier et Gaëtan Costa-Mula. Cette collaboration métier/technique a été primordiale pour la bonne compréhension des besoins et la mise en place d’un véritable processus de développement de projets. Ils sont également le relai des interlocuteurs RH des pays étrangers.

Nous avons identifié 3 enjeux principaux, poursuit Gaëtan Costa-Mula :

1/ Un déploiement rapide et des coûts maîtrisés.

Le déploiement a été effectué par module, sur les 6 premiers mois de l’année, tout en respectant les contraintes métier et notamment la campagne d’entretiens annuels et la définition des objectifs du 1er trimestre.

Objectif atteint : délais respectés par l’équipe consulting Finopsys

2/ La fourniture d’une solution unique pour l’ensemble des pays mais qui puisse s’adapter aux spécificités de chaque pays.

Objectif atteint : La suite Essentiel SIRH est une solution globale et locale en même temps. Ses fortes capacités d’adaptation ont permis une forte adhésion des utilisateurs.

3/ La mise en place d’une base de données RH unifiée, pour intégrer l’ensemble du processus RH dans le même logiciel. La solution accompagne le collaborateur depuis son entrée dans l’entreprise jusqu’à (éventuellement) son départ.

Essentiel SIRH a permis à Helexia de mettre en oeuvre un tronc commun RH pour tous les pays, et ainsi centraliser les données et les pratiques.

Nous étions convaincus par l’ergonomie de la solution (Cleemy Notes de frais) au départ, ce sentiment a été confirmé par la mise en place des modules additionnels (Poplee Socle RH, Timmi Absences - Figgo), précise Gaëtan Costa-Mula.

La suite...

Helexia envisage d’étendre l’utilisation de la plateforme SIRH à de nouveaux pays de l’Union Européenne.

Le module Pagga Rémunération (anciennement Poplee rémunération) serait également un plus pour fiabiliser la préparation des paies dans SILAE.

La plateforme a été complétée, en ce début d’année, par le module Timmi Temps (anciennement Timmi Timesheet), dédié au suivi des temps de travail et des activités.

En conclusion

Nous n’avions aucun doute sur les capacités de la suite Essentiel SIRH, confirme Gaëtan Costa-Mula.

Ce qui nous a plu également, c’est l’évolutivité du produit, le rajout possible et régulier de fonctionnalités correspondant à nos besoins.

Lucca a des ambitions folles et nous aussi ! Nous nous reconnaissons car nous avons la même dynamique d’entreprise et des perspectives d’évolution similaires !

Globalement tout va très bien, la collaboration avec les équipes de Finopsys se fait dans de bonnes conditions, conclut-il.

La relation avec son partenaire est primordiale, c’est pourquoi Helexia a décidé de renouveler sa confiance à Finopsys en intégrant un nouvel outil de production des états financiers et de télé-déclaration des liasses fiscales : Invoke ULOA.

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