Pourquoi passer à la facturation électronique ?
Avec la loi finances 2020, la facturation électronique est destinée à se généraliser comme une obligation à laquelle seront bientôt assujetties les entreprises de toutes tailles, non seulement lorsqu’elles traitent avec les services de l’État, mais également pour leurs échanges inter-entreprises. Découvrez en quoi ce passage est tout à la fois nécessaire et avantageux.
La facture électronique : une évolution nécessaire
La facture électronique se distingue de la facture papier ordinaire par le fait qu’elle soit émise, transmise et réceptionnée sous une forme dématérialisée. Destinée à se généraliser à tous les acteurs de l’économie française, la facturation électronique est déjà obligatoire depuis le 1ᵉʳ janvier 2020 pour toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA traitant avec le secteur public (État et collectivités). Pour la mise en place de ce dispositif, l’État français a ouvert un portail public de facturation : il s’appuie sur la plateforme Chorus Pro, qui assure déjà les échanges de factures dématérialisées internes au secteur public.
Un calendrier de déploiement est prévu, qui imposera progressivement la facturation électronique entre 2024 et 2026 : d’abord en réception pour toutes les entreprises assujetties à la TVA et en réception/transmission pour les grandes entreprises (au 1ᵉʳ juillet 2024), ensuite en réception/transmission aux ETI (au 1ᵉʳ janvier 2025), enfin en réception/transmission aux PME et micro-entreprises (au 1ᵉʳ janvier 2026). La dématérialisation de la facturation s’inscrit dans une politique d’accélération de la transition numérique à une double échelle nationale et européenne.
Les bénéfices de la facturation électronique
1) Gain de temps, simplification des processus et fluidification de la trésorerie
L’intégration directe de la facture électronique au système comptable et la réduction des saisies manuelles sont d’importants leviers de productivité pour les services comptables, qui se trouvent délestés de tâches chronophages et peuvent se consacrer à des opérations à plus haute valeur ajoutée. La facture électronique implique une réduction du délai d’envoi ainsi que du délai de règlement. C’est l’ensemble des process de facturation qui est ainsi accéléré.
2) Réduction des coûts
La facturation électronique a pour autre avantage notable d’engendrer une importante réduction des coûts directs et indirects. En cause, la suppression du papier et des affranchissements postaux, mais aussi les solutions de stockage dématérialisées, la réduction du risque d’erreur et la diminution des ressources humaines nécessaires au traitement de la facturation.
3) Conformité légale, sécurité d’envoi et d’archivage
La généralisation de la facturation électronique a pour objectif, à terme, d’améliorer la détection de la fraude et de simplifier les obligations déclaratives des entreprises assujetties à la TVA. Le passage à la facture électronique permet une mise en conformité avec la réglementation fiscale. La traçabilité accrue des documents de facturation facilite aussi l’obtention d’une piste d’audit fiable. Les logiciels de facturation sont développés pour être compatibles avec la plateforme Chorus Pro et assurer la plus grande sécurité dans les envois. Ils répondent aussi aux exigences du RGPD. La dématérialisation de l’archivage des factures garantit enfin une conformité aux règles fiscales de conservation et de stockage. La recherche, le partage et la consultation des factures électroniques après archivage sont simplifiés, sans risque de perte.
Afin de répondre au mieux à cette nouvelle obligation, ainsi qu’aux besoins exprimés par nos clients de gagner du temps sur le traitement de leurs factures électroniques, Finopsys vous propose la mise en place de la GED Zeendoc édité par Sages Informatique.
