Comment comptabiliser et automatiser les notes de frais de vos collaborateurs ?
Établie par un salarié, la note de frais détaille chaque dépense engagée pour des besoins professionnels, pour en demander le remboursement. La gestion manuelle des notes de frais est un processus coûteux et très chronophage pour les collaborateurs ainsi que pour les services RH.
Opter pour une solution d'automatisation de note de frais assure une meilleure traçabilité et permet de gagner du temps. Finopsys vous explique comment comptabiliser les notes de frais et optimiser leur gestion pour simplifier le travail de vos équipes.
Pourquoi automatiser les notes de frais de mes collaborateurs ?
L’automatisation des notes de frais présente un intérêt immédiat pour la mise en œuvre de vos processus. Saisir les notes de frais de votre entreprise est en effet un travail qui prend du temps et qui s’avère fastidieux, autant pour les collaborateurs que pour le service comptabilité et RH.
Si de nombreuses entreprises traitent manuellement les notes de frais de leurs collaborateurs, la note de frais dématérialisée offre, quant à elle, un délai de traitement plus simple, plus sûr et plus rapide.
L’URSSAF se montre en effet très stricte concernant les notes de frais et il convient d’être particulièrement vigilant face à certains éléments tels que le montant des dépenses et les justificatifs produits. Une dématérialisation des notes de frais permet ainsi d’enregistrer l’ensemble des éléments indispensables aux services fiscaux et de se prémunir en cas de contrôle.Pour procéder à la comptabilisation des dépenses de manière efficace et transparente, la digitalisation des notes de frais via un outil collaboratif tel qu’un logiciel de notes de frais offre donc une solution idéale pour un réel gain du temps.
« Il est important de mener une gestion efficace et encadrée des notes de frais et de mettre en place une politique de remboursement claire pour les salariés. Les avantages pour l’entreprise sont nombreux : en imposant des limites de dépenses, vous prévenez les risques de fraudes et autres abus, vous réduisez également les frais superflus. Vous vous mettez en conformité avec les règlementations en vigueur et simplifiez le travail de l’équipe comptable. En bref, efficacité et transparence sont les maîtres-mots d’une gestion des notes de frais digitalisée », confirme Manuel Cambra, Dirigeant.
Quel logiciel d’automatisation et de dématérialisation choisir pour les notes de frais ?
Intégrer une solution numérique pour l’automatisation des notes de frais procure d’indéniables avantages dans le traitement des frais professionnels et de voyages, et ce aussi bien pour les collaborateurs que pour les services RH de l’entreprise. La dématérialisation et l’archivage offrent un traitement accéléré des notes de frais et donc un remboursement plus rapide pour les collaborateurs.
Le gain de temps apporté par l’automatisation des processus via un logiciel de gestion des notes de frais améliore ainsi les relations entre les différents services. De plus, les managers ont la possibilité de visualiser rapidement les frais engendrés et de prendre les décisions qui s’imposent en termes de bénéfices pour l’entreprise.
Politique de remboursement, processus de contrôle, gestion des avances, intégration des cartes affaires hébergées, dématérialisation complète des notes et des justificatifs… notre équipe Finopsys vous apporte des solutions clés en main afin d’améliorer vos procédures.
Nos logiciels de gestion de notes de frais proposent des APIs afin de parfaitement s’intégrer à votre SI comptable ou à votre ERP, de se connecter à vos bases de données et améliorer ainsi les échanges pour gagner en productivité.
« La mobilité s’est développée ces dernières années, et a induit une augmentation des frais professionnels. Ce poste de dépenses est devenu sensible et fait l'objet de contrôles réguliers de la part de l'administration. Il nécessite donc une gestion et une justification rigoureuses de toutes les dépenses remboursées. Pour offrir un moyen plus simple et dématérialisé aux utilisateurs, les principaux acteurs du marché proposent désormais davantage de solutions numériques qui bénéficient de la reconnaissance intelligente des caractères (OCR) et de l'archivage à valeur probante des justificatifs de frais. »
Finopsys propose aux entreprises des solutions logicielles dédiées à l’automatisation des processus financiers, comptables, RH et CRM, et notamment dédiées à la gestion des notes de frais et voyages professionnels.
Finopsys assure l’intégration de votre solution d’automatisation des notes de frais
Afin de répondre à vos besoins et automatiser vos processus, Finopsys commercialise et intègre deux logiciels de gestion des notes de frais et de voyage adaptés aux ressources humaines : Notilus et Cleemy Notes de frais.
Logiciel SaaS leader en Europe, Notilus permet de comptabiliser facilement les déplacements professionnels, de réduire les éventuelles erreurs lors des saisies et de lutter contre les tentatives de fraudes (frais kilométriques, repas, hébergements, abonnement téléphonique, TVA, conversion des montants lors de voyages d’affaires à l’étranger, etc.).
Le logiciel de SIRH Cleemy Notes de frais offre les mêmes fonctionnalités que le précédent et propose, quant à lui, une application mobile visant à gérer efficacement les notes de frais et les notes de voyage. Chaque poste de dépense est ajouté par le salarié dans le tableau de bord et complété par des justificatifs en pièce jointe.
Après une analyse et une validation de la part des cadres hiérarchiques et du service comptabilité, les deux solutions calculent automatiquement le montant des dépenses à rembourser aux collaborateurs. Si vous souhaitez savoir comment automatiser les notes de frais de vos collaborateurs, afin d’optimiser vos processus, valoriser les temps de travail au sein de votre société et réduire vos coûts de gestion, n’hésitez pas à contacter Finopsys.
