Facturation électronique : 5 conseils pour un passage réussi !

La législation française prévoit la généralisation de la facturation électronique pour les entreprises assujetties à la TVA, à partir du 1^er juillet 2024. A terme, les grandes entreprises, ETI, PME, PMI et microentreprises devront uniquement émettre, transmettre et recevoir des factures dématérialisées. Finopsys vous livre donc ses 5 conseils pour réussir votre passage à la dématérialisation de factures.

1) Conduire un audit de votre gestion de la facturation

Un état des lieux de la fonction comptable et financière permettra de préparer au mieux le passage à la facturation électronique de votre entreprise. Il permettra de mesurer l’adéquation de vos processus de facturation avec les obligations légales en matière d’e-invoicing et d’e-reporting établies par le décret n°2022-1299 et l’arrêté du 7 octobre 2022.

Cet audit peut également vous donner l’opportunité de réévaluer (ou le cas échéant, d’entamer) la transition numérique de votre entreprise. Il vous permettra de définir les leviers d’amélioration de votre SI, notamment à travers l’automatisation de vos processus, la gestion électronique de vos documents et, éventuellement, l’intégration de progiciels.

2) Mettre en conformité vos modèles de factures

Votre entreprise peut d’ores et déjà adopter pour ses factures électroniques les modalités de mise en forme définies par la loi. Vos modèles devront notamment répondre à la norme EN16931 publiée en 2017 par l’Union européenne, qui définit un modèle sémantique de données. Conforme aux législations commerciales et fiscales européennes, cette norme permet une interopérabilité entre les solutions de facturation électronique.

Vos modèles de factures dématérialisées devront ainsi comporter de nouvelles mentions obligatoires :

• le numéro SIREN de votre société ;
• l’adresse de livraison si différente de l’adresse de facturation ;
• la nature des opérations donnant lieu à facturation ;
• la mention d’une option pour le paiement de la taxe d’après les débits.

3) Opter pour une solution de facturation électronique

Des plateformes de facturation électronique seront mises à disposition des entreprises pour la transmission et la réception de factures dématérialisées. Afin de remplir ses obligations légales, votre entreprise pourra ainsi recourir :

• au Portail Public de Facturation électronique (ou PPF) ;
• à des Plateformes de Dématérialisation Partenaires de l’administration fiscale (ou PDP).

Ces plateformes de dématérialisation auront un rôle central dans le dispositif de facturation électronique et de transmission d’informations à l’administration (dit « e-reporting »).

Les entreprises seront libres de retenir soit une (voire plusieurs) plateforme de dématérialisation partenaires de leur choix, soit directement le portail public de facturation.

Pourquoi avoir recours aux plateformes privées (PDP) ? Pour bénéficier de services à valeur ajoutée, comme par exemple :

• Attestation de transmission de chaque facture à son destinataire,
• Suivi et relances,
• Archivage des factures et des documents afférents (bon de commande…),
• Rapprochement factures et paiements.

Dans ce contexte, des logiciels GED (gestion électronique des documents) permettront à votre entreprise de gérer ses documents électroniques. Grâce à une solution de dématérialisation, vous serez en mesure de récupérer vos factures, depuis votre logiciel de gestion commerciale, selon les formats requis par la loi : formats CII, UBL (fichiers XML) ou Factur-X, format dit « hybride », qui se compose du lisible de la facture (PDF) et des données structurées de la facture et de les diffuser instantanément à vos clients.

4) Refondre vos processus, former vos collaborateurs…

Le passage à la facturation électronique (e-invoicing) et la transmission des données de transaction à l’administration fiscale (e-reporting) vont impacter l’organisation de votre entreprise. Quel que soit le degré d’avancement de votre transition numérique (gestion intégrée de l’entreprise, progiciels SaaS ou on-premise, dématérialisation…), vos processus vont devoir intégrer ces nouvelles démarches.

Nous vous conseillons ainsi de préparer en amont votre entreprise à ces évolutions :

• restructuration des processus des fonctions impactées (financière, commerciale, comptable…) ;
• intégration de progiciels : GED (gestion dématérialisée des documents), logiciel de dématérialisation… ;
• refonte des missions et formation des salariés en charge des processus de facturation et de reporting ;

5) Se projeter au-delà du passage à la facturation électronique

La généralisation de la facturation électronique entre entreprises assujetties à la TVA est motivée par plusieurs objectifs : renforcement de la compétitivité, simplification des obligations fiscales déclaratives, réduction de la fraude, etc. La dématérialisation des factures aura ainsi plusieurs effets vertueux : allègement de la charge administrative, gain de productivité, amélioration du reporting d’activité et du pilotage des entreprises… La facturation électronique et la préparation engagée par votre entreprise (audit interne, mise en conformité, intégration de progiciels, restructuration…) représentent ainsi une réelle opportunité de transformation et de transition.

Finopsys vous accompagne dans cette préparation et propose des solutions expertes pour passer à la facturation électronique en douceur ! Nous avons conclu en mars dernier un partenariat de distribution avec l’éditeur français Sages Informatique et préconisons à nos clients le logiciel Expert Zeendoc. Finopsys accorde une importance toute particulière à la richesse fonctionnelle, la technologie et l'aspect légal, des solutions qu'elle propose.

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