Virbac : Swiftnet et la Signature 3Skey

23rd mar 2011 Trésorerie

Article Universwiftnet : interview de Chérifa Hemadou, Directeur Trésorerie et Financement


Comment est organisée la trésorerie dans le groupe VIRBAC et quels sont les rôles du service que vous dirigez ?

Le rôle du département Trésorerie-Financement est d’assurer la liquidité du groupe, la sécurité des transactions, la gestion de Trésorerie est centralisée pour la partie Europe à travers un cash pooling euro Europe automatique en ZBA. Les trésoreries des autres zones que sont APISA (Asie Pacific Inde, Afrique du Sud), Amérique Latine, Amérique, sont remontées manuellement par compte courant. Les filiales suivent les règles rédigées par le siège en matière de procédures bancaires comme par exemple la double signature sur tous les flux commerciaux, demande d’autorisation d’ouverture de compte au préalable…

Le choix des partenaires bancaires se fait en concertation pour tenir compte à la fois des besoins opérationnels locaux (comme la proximité d’une agence pour la remise des chèques) et la nécessité de coller à la politique globale du groupe en matière de financement.

Nous sommes en cours de déploiement de l’ERP Groupe (Movex), et il n’existe pas d’outil de cash management groupe, de fait, les filiales restent libres du choix de la solution bancaire pour leurs transferts de flux. Pourtant, avec la volonté de notre Area Controller en APISA, nous avons doté toutes les filiales de cette zone (à deux exceptions près) de l’outil HSBCnet. L’idée étant de proposer les mêmes services, d’homogénéiser les process, le niveau de sécurité et d’administrer le système depuis la France.

Comment avez-vous envisagé la fin d’ETEBAC ?

Contraints… En apprenant la fin prochaine d’ETEBAC, nous avons naturellement cherché à connaitre les solutions alternatives. Notre motivation était guidée par les aspects très positifs d’Etebac 5. Nous n’avons recours aux chèques que très ponctuellement, l’essentiel de nos règlements sont télétransmis par ETEBAC 5 voir 3 pour les prélèvements (reçus et émis), la sécurité des flux est primordiale ! Ainsi, l’arrêt programmé de la ligne X25 utilisée pour le protocole ETEBAC ne nous donnait pas le choix. Par ailleurs, nous étions dans une réflexion sur le moment opportun de mener un projet « SEPA compliant » autrement dit de transformer les formats de nos virements domestiques et vers l’Europe euro en format ouvert sur le SEPA.

A mesure que nous nous documentions et échangions avec différents trésoriers, nous avons compris qu’il nous faudrait mener plusieurs projets concomitamment SEPA/SWIFTNet FILEACT/3SKEY.

Le projet SEPA (une norme interprétable)

Passer au SEPA signifie pour nous, dans la pratique, adopter un format ISO20022 pour les virements domestiques et internationaux (SCT).

Nous générons nos virements depuis notre base ERP, il nous a donc fallu contacter notre Editeur de logiciel pour obtenir la version compatible SEPA et l’intégrer. Après consultation de notre intégrateur Finopsys pour le logiciel de trésorerie, une offre était disponible mais nécessitait une migration de la version installée chez Virbac. Nous sommes donc passés à la version Sage FRP3.1 compatible SEPA (cash management et communication).

Trouver le format compatible avec toutes les banques en collant à la norme XML 20022 est certainement ce qui a pris le plus de temps… mais nous nous en sommes sortis avec l’aide d’un cabinet expert (Utsit) !

Le projet FileAct

Le protocole SWIFTNet FileAct présentait les mêmes caractéristiques qu’ETEBAC 5 au moins en matière de sécurité de transport des fichiers (intégrité des données, non répudiation..). De plus, compte tenu de notre profil international, de notre taille et des perspectives d’évolution de notre département trésorerie, l’offre SWIFT avec service bureau était la plus adaptée. En effet, nous envisageons à moyen terme de partager avec nos filiales (Europe et reste du monde) notre canal de communication bancaire, ce qui est possible avec SWIFT.

Le projet Signature : projet 3skey

La signature dans SWIFT n’était pas disponible lorsque nous avons entamé ces projets, le passage en production était envisagé avec une solution propriétaire banque mais restait la question de la multi-acceptance. Nous avons regardé en interne et envisagé des modifications en matière de contrôle interne, mais rien vraiment ne nous satisfaisait, ces solutions ne pouvaient être que temporaires. Nous voulions absolument nous remettre dans la configuration d’ETEBAC 5, un seul dispositif pour signer avec toutes les banques. Nous connaissions le projet 3SKey et restions dans l’attente des résultats des pilotes. Ainsi, lorsqu’à l’automne SWIFT a annoncé au Sibos la disponibilité de la signature, il nous est apparu comme évident de retarder la mise en production de FileAct de quelques semaines et de se lancer dans la mise en place de la 3SKey. Ce projet nous l’avons mené en tant que « early adopter » de la solution et avons fait appel aux mêmes partenaires, Finopsys pour gérer la mise à jour des paramètres de signature dans la communication de Sage FRP, le service bureau Euro-Information pour mettre à jour les paramètres de connectivité avec SWIFT et le support d’Utsit. C’est avec société Générale et HSBC qu’ont été menés les tests, deux des banques ayant participé au pilote de SWIFT.

La signature se fait à l’aide de clés usb (un peu particulières tout de même) qui nous ont été fournies par HSBC et que l’on active sur un site web de SWIFT. Après deux fois deux jours de tests…ou presque, la signature fut mise en place. Nous sommes en production depuis le 14 mars.

Quels conseils donneriez-vous à un trésorier qui n’a pas encore remplacé ETEBAC ?

Il est urgent d’envisager une solution de remplacement, si l’on veut avoir le choix de la solution véritablement compatible et en adéquation avec son organisation, mieux vaut prendre le temps de la réflexion. Comme à chaque remise en question, changement de solution, c’est l’occasion de remettre aussi en cause les process en place. De notre côté, nous comptons profiter du chantier de dématérialisation des factures pour optimiser le process de signature. C’est aussi l’occasion de revoir le contrôle interne notamment les règles en matière de sondage dans les remises de paiement. Enfin, la possibilité de signer à distance conjointement est nouvelle et doit être encadrée. C’est l’occasion pour nous de l’intégrer dans nos procédures et ainsi tenir compte de la « vie » de nos signataires « nomades ».

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