La mise en oeuvre de NOTILUS, solution de gestion des notes de frais, chez Groupama Méditerranée

Groupama Méditerranée se compose de 260 agences et de 329 caisses locales et a généré un chiffre d’affaires de 533 millions d’Euros en 2013. Ses 5 sites de gestion spécialisés sont situés à Aix en Provence, Avignon, Montélimar, Montpellier et Perpignan.

Son ancrage régional fort et le maillage de son territoire confèrent à Groupama Méditerranée un grande proximité relationnelle pour répondre à l’ensemble des besoins de ses 460 000 clients sociétaires répartis sur les 14 départements du pourtour méditerranéen.

Le projet : optimiser la gestion des frais professionnels et automatiser les interfaces

Dans un contexte de rationalisation de la gestion des frais professionnels et de la recherche de productivité, Notilus Expense est mise en oeuvre pour centraliser la gestion des notes de frais des collaborateurs de Groupama Méditerranée et des institutionnels qui participent aux assemblées générales.

L’équipe projet est composée des collaborateurs du service informatique, de l’équipe comptable et du contrôleur budgétaire pour la rédaction du cahier des charges.

Cyril LE TREPUEC, Responsable comptabilité sociale et réassurance, au sein de la Direction Financière indique que :  » NOTILUS a été choisi pour améliorer le process de gestion des notes de frais, depuis la génération des notes par les collaborateurs, le contrôle économique des frais et des justificatifs, jusqu’à la comptabilisation et au remboursement dans SAP. »

Afin de gagner en productivité et de fluidifier la circulation des informations, certaines informations sont automatisées : avec l’ERP SAP, le référentiel d’entreprise et le logiciel de gestion de la formation CAPEDIA notamment.

Les étapes majeures du projet et ses spécificités

Le dossier est géré en mode projet, avec un calendrier précis pour toutes les phases : paramétrage, tests, mise en production sur un périmètre restreint, puis mise en production sur tout le périmètre et enfin la formation.

« Des points hebdomadaires sont organisés, ainsi que la validation de chaque étape par la Direction » précise Cyril LE TREPUEC. L’organisation et les méthodes de travail des équipes opérationnelles se sont ainsi adaptées aux fonctionnalités de l’outil.

Les bénéfices : NOTILUS plébiscité par l’ensemble des collaborateurs

L’intégration de NOTILUS a permis à Groupama Méditerranée de faciliter la prise en compte des différentes règles économiques et comptables attachées aux natures de frais, aux différents niveaux de contrôles, avec notamment une gestion des éventuelles délégations, propres au groupe.

Cyril LE TREPUEC souligne que « la mise en place de NOTILUS a permis d’obtenir des gains de productivité dans tous les secteurs de l’entreprise » :

• Le service Comptabilité gagne du temps notamment sur la saisie des notes de frais et peut ainsi s’orienter vers des tâches à plus forte valeur ajoutée. La qualité du service a été améliorée, notamment le délai de remboursement.
• Le service RH peut consulter en temps réel ses états de reporting.
• Les responsables disposent d’une meilleure visibilité sur les déplacements de leur service. Ils peuvent également déléguer la validation des notes pendant leur absence.
• Les salariés peuvent, à tout moment et en toute autonomie, consulter la situation de leurs notes de frais.

La Direction constate de nombreux bénéfices : gains de productivité, automatisation des contrôles, circuits de validation et de remboursement plus fluides, meilleure information aux salariés, qualité du service améliorée, démarches simplifiées (gestion des dérogations) limitant ainsi les réclamations et les temps de traitement.

Cyril LE TREPUEC a apprécié, « la collaboration avec l’équipe consulting de FINOPSYS ».

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